Monet yritykset ovat viime vuosina uudistaneet tietojärjestelmiään ja hankkineet käyttöönsä integroidun toiminnanohjausjärjestelmän (ERP).

Toiminnanohjausjärjestelmän tehtävänä on seurata ja rekisteröidä liiketapahtumia toimitusketjun eri vaiheissa. Toiminnanohjaus on resurssien hallintaa, jolla ohjataan osto-, tuotanto-, varastointi-, jakelu- ja myyntitoimintoja. ERP on sananmukaisesti yrityksen resurssien käytön suunnittelua.

Sales&Operation planning tarkoittaa lyhyesti määriteltynä prosessia, jossa suunnitellaan, miten tasapainoitetaan kysyntä (demand) ja tarjonta (supply).

Suomeksi asian voisi ilmaista termillä toiminnan suunnittelu tai toiminnan operatiivinen suunnittelu. S&OP-prosessi, joka toteutetaan kuukausittain, sijoittuu toiminnallisesti ja ajallisesti vuotuisen liiketoiminnan suunnittelun - budjetoinnin - ja jokapäiväisen toiminnan ohjauksen väliin.

Toiminnanohjaus huolehtii siitä, että koko logistinen toiminto toimii sovitul- la tavalla raaka-aineiden ostoista asiakastoimituksiin. Toiminnanohjaus reagoi päivittäisellä ja tapahtumatasolla huomioiden resurssien optimaalisen käytön. ERP-järjestelmän tehtävänä on avustaa em. toimintoja ja rekisteröi- dä tapahtumat jokapäiväistä toimintaa ja jälkiseurantaa varten.

S&OP-on kuukausittain tapahtuva suunnittelu-prosessi, jossa yritys arvioi markkinatilanteen uudestaan ja suunnittelee seuraavan kuukauden liiketoiminnan. Prosessissa käytetään ERP-järjestelmän tuottamia yhteenvetotietoja, jotka määritetään niin, että yritys voi parhaiten hallita omaa toimintaansa. Laskentatoimen termein S&OP-prosessia voidaan verrata rullaavaan budjetointiin, vaikka kysymyksessä ei ole varsinaisesta budjetoinnista.

Sales&Operation Planning on liiketoimintaprosessi, joka auttaa yrityksiä pitämään kysynnän ja tarjonnan tasapainossa. Tarkastelun kohteena on ensisijaisesti myynti- ja tuotantovolyymit tuoteryhmä- tai muulla summatasolla. Lähtötietoina on ERP-järjestelmän tuottamat edellisen kauden myynti-, tuotanto- ja varastomäärät. S&OP muodostaa oman organisoidun prosessin, johon osallistuvat myynnin, tuotannon, materiaalihallinnon, logistiikan ja taloushallinnon edustajat sovitulla panoksella. Työskentely tapahtuu ryhmissä/tiimeissä. S&OP-ryhmä ei ole erillinen nimetty organisaatio, vaan joukko säännöllisesti kokoontuvia ryhmiä, joiden kokoonpano vaihtelee prosessin eri vaiheissa.

S&OP-prosessissa liiketoimintasuunnitelma arvioidaan ja päivitetään kuu- kausittain. Se antaa kaikille päättäjille kokonaisvaltaisen kuvan yrityksen tilanteesta ja lähitulevaisuudesta.

Prosessi jaetaan viiteen joka kuukausi toistuviin

vaiheisiin;

• Myyntiennusteiden tuottaminen
• Myyntiennusteiden analysointi ja myynnin suunnittelu
• Tuotannon ja varastoinnin suunnittelu
• S&OP-ryhmän kokous
• S&OP-johtoryhmän kokous

Prosessi käynnistyy myynnin ennustamisella ja suunnittelulla.

Myyntiorganisaatio ennustaa ja suunnittele oman myyntinsä käyttäen hyväkseen viimekäden kysyntätietoa, vertaa toteutunutta tietoa budjetoituun, ja tekee tarvittaessa oman ehdotuksena.

Myyntijohto analysoi myyntiennusteet, vertailee myyntibudjettiin, huomoi tilauskannan, suhdanne- ja kilpailutilanteen.Käsittelee poikkeamat, huomioi kampanjat ja promootiot.Uuden myyntiennusteen perusteella suunnitellaan tuotanto karkeakuormitustasolla. Valitun asiakaspalvelutason ja toimitusvarmuuden mukaan suunnitellaan varastojen määrät.

S&OP-ryhmä valmistaa esityksen S&OP-johtoryhmälle, analysoi tilanteen tuoteryhmätasolla. Optimoi myynnin, tuotannon ja varastoinnin.

Vertaa toteutunutta liiketoimintasuunnitelmaan, analysoi resurssiongelmat ja ehdottaa muutokset. Tarkastelun kohteena ovat yksiköt, myyntitulot ja katteet. Laatii tarvittaessa vaihtoehtoisia suunnitelmia.

S&OP-ryhmässä on edustettuna tuotannon, logistiikan ja myynnin edustajat.

S&OP-johtoryhmä käsittelee ehdotetun toimintasuunnitelman sekä vaihto- ehtoiset suunnitelmat, reagoi poikkeamiin ja tekee tarvittavat päätökset. Tuloksena syntyy yhteinen näkemys yrityksen liiketoimintatilanteesta seu- raaville kuukausille.

SOP-prosessilla tavoitellaan yritystoiminnan klassisia perustavoitteita

kuten:

- kysynnän ja tarjonnan tasapainoittaminen

- myynnin kasvattaminen kysynnän paremmalla ennakoimisella

- asiakaspalvelun parantaminen

- toimitusvarmuus

- tuotantokustannusten vähentäminen

- varaston kiertonopeuden lisääminen

- varastoarvojen pienentäminen

- jakelukustannusten pienentäminen

- käyttöpääoman vähentäminen

- markkinoinnin, myynnin, varastoinnin ja tuotannon

yhteistoiminnan parantaminen

- tuloksen parantaminen

Kun S&OP-prosessi toimii säännöllisesti kuukausittain, yrityksellä on sisään rakennettu organisaatio, joka reagoi muuttuvaan markkinatilanteeseen, arvioi kysynnän parhaan kykynsä mukaan ja sopeuttaa tuotannon ja toimitukset kysynnän mukaiseksi. Kun prosessiin osallistuu yrityksen keskeiset henkilöresurssit eri tasoilla, saadaan kattava näkemys yrityksen tilanteesta. Prosessi tuottaa johdolle tiivistetyn yhteenvedon, joka sisältää vain olennaiset tiedot yrityksen tuoteryhmistä ja markkinoista. Johto käsittelee vain selkeät poikkeamat vuotuiseen liiketoiminta- suunnitelmaan.

S&OP-prosessin käyttöönotto on organisaation kehittämisprosessi, joka tulisi toteuttaa projektina. Keskeisenä tehtävänä on implementoida S&OP-prosessi osaksi organisaation avainhenkilöiden toimenkuvia.Koulutus, tiedonkeruujärjestestelmän kehittäminen ja tietovaraston luominen ovat myös keskeisiä kehittämistehtäviä. Investointi S&OP-prosessin kehittämiseen on useimmissa tapauksissa vain muutamia prosentteja ERP-järjestelmiin käytetyistä investoinnista.

Erään tutkimuksen mukaan USA:n teollisista yrityksistä yli 80 % ilmoittaa ottaneensa käyttöön S&OP-prosessin, luvun ollessa vielä 90-luvun alussa alle 20 %. Suomessa vastaavia tietoja ei ole käytettävissä, mutta näyttää siltä, että vain muutamissa yrityksissä S&OP-prosessi toimii systemaattisesti ja organisoidusti.

Yritysjohdon on aika ottaa täysi hyöty ERP-järjestestelmästä ja luoda S&OP-prosessi yrityksen toiminnan operatiiviseen suunnitteluun. Nykyinen suhdannetilanne, jonka nopea käänne on yllättänyt varmaan monet yritykset, osoittaa kuinka tärkeää, että yritysjohdolla on instrumentti - Sales&Operation Planning - jolla reagoidaan nopeisiin markkinamuutoksiin ja sopeutetaan organisaation toiminta kysyntää vastaavaksi.